Pengertian Invoice: Definisi, Fungsi dan Jenisnya

Pengertian Invoice
20Nov, 2020

Terjun ke dalam dunia bisnis dan ekonomi tentu harus memahami istilah-istilah asing berkaitan dengannya. Mungkin hal ini bisa dianggap sepele, namun sebenarnya menjadi dasar agar seorang pengusaha tidak salah arah. Salah satunya adalah pengertian invoice: definisi, fungsi dan jenisnya yang merupakan komponen penting sebuah usaha.

Daftar isi:

Pengertian Invoice Secara Umum dan Menurut Para Ahli

Pengertian Invoice Secara Umum dan Menurut Para Ahli

Ada beberapa pengertian invoice dalam dunia bisnis, baik secara umum atau oleh para ahli. Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini:

Pengertian Invoice Menurut KBBI

Di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, definisi invoice memiliki makna sebagai list ataupun daftar kiriman produk yang disertai dengan tambahan berupa nama pembeli, jumlah barang yang dibeli serta harga sesuai ketentuan penjual dan harus dibayar oleh pelanggan.

Tagihan ini berisi pemberitahuan informasi penting kepada konsumen mengenai transaksi yang telah disepakati dengan penjual barang atau jasa yang dibeli. Dengan dikirimnya dokumen ini, pembeli mengerti dan melakukan instruksi selanjutnya.

Pengertian Invoice Menurut Sugeng Hariyanto

Menurut Sugeng Hariyanto Arti kata invoice adalah sebuah catatan berisi penjelasan mengenai produk ataupun jasa kepada pemesan dan telah dilengkapi dengan keterangan uang yang harus ditransfer kepada pengirim. Tentunya note ini dibuat oleh penjual.

Baca Juga: Cara Marketing Online

Dengan tujuan menagih pembayaran atau memberikan informasi penagihan apabila dilakukan dengan sistem kredit. Dijelaskan pula maksimum waktu untuk pembeli guna melunasi barang yang telah diterima dari penjual.

Pengertian Invoice Menurut Andrian Sutedi

Arti invoice menurut Sutedi merujuk pada dokumen kertas yang ditujukan kepada pembeli dengan maksud untuk meminta pembayaran secara online atau dengan faktur elektronik. Pengertian ini menunjukkan bahwa salah satu pihak telah berhutang kepada orang lain.

Selain itu, konsep tersebut juga bermakna sebagai data-data rujukan dalam usaha perdagangan. Yang mana bisa saja terdiri dari jumlah penutupan asuransi, wesel dan juga catatan detail bea masuk. Dari sini dapat dipahami bahwa Sutedi memberikan makna yang lebih luas terkait invoice.

Pengertian Invoice Secara Umum

Apa itu invoice? Sebenarnya secara umum invoice memiliki arti yang tidak jauh seperti pengertian para ahli di atas. Yaitu sebuah dokumen atau surat penagihan hutang. Draft ini dibuat dan dikirim karena adanya pihak yang terlibat dalam kesepakatan akan suatu produk, baik berupa barang atau jasa.

Formatnya hampir sama dengan faktur yang terdiri dari jenis produk, harga dan tanggal pembelian. Dibuat rangkap tiga, mulai dari dokumen asli untuk perusahaan sebagai arsip sedangkan foto copy sebanyak 3 untuk pembeli dan penjual.

Dua Cara Pembuatan Invoice dan Perbedaannya

Dua Cara Pembuatan Invoice dan Perbedaannya

Bagi orang yang berkecimpung di dunia ekonomi serta bisnis, maka pembuatan invoice harus dipelajari dengan baik. Hal ini bertujuan untuk memudahkan proses penjualan sebuah produk. Tidak harus melalui proses yang rumit, cukup mudah karena bisa dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.

Berikut ini perbedaan dalam pembuatan invoice.

Pembuatan Secara Konvensional / Manual

Cara tradisional bisa dilakukan untuk pembuatan invoice, yaitu dengan ditulis tangan. Format yang dijadikan patokan juga fleksibel, karena menyesuaikan dengan keinginan diri sendiri. penjual dapat memasukkan penjelasannya dengan detail

Kekurangan yang didapat jika membuat secara manual adalah proses pelacakan dokumen menjadi lebih rumit. Adanya kesalahan administratif pun juga lebih tinggi. Jadi terkadang hal ini yang menjadi pertimbangan dalam pembuatan secara manual.

Pembuatan Secara Modern

Di era sekarang, produk teknologi telah membantu manusia untuk mempermudah pekerjaannya. Salah satunya adalah menggunakan Microsoft Excel dan aplikasi dalam mengirimkan sesuatu kepada pelanggan. Selain itu, ada pula aplikasi yang didesain khusus untuk perusahaan jika mengirim dalam jumlah banyak.

Kelebihannya tentu proses yang dibutuhkan lebih cepat, jumlah yang dibuat tidak terbatas dan data akan mudah terlacak. Dengan begitu, itu akan membantu seseorang memantau invoice yang dikirim.

Manfaat Invoice

Manfaat Invoice

Seperti yang telah dijelaskan di atas, adanya invoice berfungsi untuk menagih pembayaran atas barang yang dibeli oleh konsumen. Penting bagi setiap orang untuk mengetahui apa saja kegunaannya. Berikut ini uraian lengkap mengenai manfaat tersebut:

  • Sebagai rujukan yang resmi dari faktur pajak.
  • Sebagai informasi penting bagi para konsumen.
  • Sebagai bukti transaksi.
  • Sebagai bukti koreksi apabila ada produk yang tidak sesuai.
  • Sebagai informasi termin dan nilai pembayaran.
  • Menjadi bukti fisik adanya kesepakatan antara penjual dan pembeli yang terlibat.

Kegunaan dari invoice memang sangat beragam, mulai dari hal biasa sampai berhubungan langsung hukum terutama perpajakan. Dengan demikian, perusahaan, pengusaha ataupun penjual dalam skala kecil memang harus sangat berhati-hati dalam membuatnya.

Jenis – Jenis Invoice

Jenis – Jenis Invoice

Sebenarnya, ada tiga jenis invoice yang saat ini biasa digunakan oleh pengusaha, perusahaan ataupun penjual. Penggunaannya pun bisa berbeda satu sama lain sehingga diperlukan kejelian invoice mana yang akan dipilih. Ini dia macam-macamnya:

Invoice Biasa

Tipe ini merupakan jenis yang paling umum dan sederhana. Pun penggunaanya juga dilakukan untuk transaksi yang simple sehingga formatnya tidaklah rumit. Karena itulah jenis ini paling banyak digunakan oleh pengusaha atau produsen kecil.

Isinya untuk invoice jenis ini hanya terdiri dari nama produk serta harga jualnya saja. Ada kekurangannya jika membuat tipe ini, yaitu skala yang digunakan terbatas. Artinya tidak bisa untuk melakukan transaksi secara internasional.

Invoive Konsuler

Proses pembuatan jenis invoice ini lebih rumit. Hal tersebut dikarenakan sifat penggunaannya yang mengglobal dan melibatkan beberapa negara. Perusahaan membuatnya untuk perdagangan internasional yaitu ekspor dan import.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu wajib menyertakan beberapa dokumen penting mulai dari persetujuan antara negara yang bersangkutan, lembar pengesahan serta penjelasan lengkap barang dan beberapa hal penting lainnya.

Invoice Proforma

Dibandingkan dengan kedua jenis invoive di atas, maka tipe ini sedikit berbeda dikarenakan hanya digunakan untuk kepentingan mengirimkan tagihan yang bersifat sementara kepada konsumen.

Ada alasannya mengapa hal ini bisa terjadi, sebab tipe tersebut diperlukan untuk kepentingan barang yang pengirimannya dilakukan secara bertahap hingga selesai. Misalnya membeli barang 3 hari berturut-turut, maka invoice Proforma bisa diberikan hingga hari terakhir.

Fungsi Invoice

Fungsi Invoice

Bagi sebuah perusahaan, baik kecil maupun besar maka keberadaan invoice dapat memudahkan dalam menghitung dan menjadi bukti keseluruhan transaksi pada pembukuan. Uraian di bawah ini menjelaskan apa saja fungsinya secara detail.

Sebagai Bukti Pembayaran

Untuk konsumen ketika melakukan sebuah proses transaksi, maka penting membuat serta memiliki kwitansi. Hal ini digunakan untuk dokumen instruksional yang bisa bermanfaat dalam pembelian barang ataupun produk.

Invoice dibuat karena tagihan itu memiliki nominal yang cukup besar sehingga jika sewaktu – waktu terjadi hal yang tidak diinginkan, maka bisa dijadikan bukti. Banyak kasus dalam dunia bisnis yang bisa merugikan satu sama lain sehingga dengan adanya invoice setidaknya bisa mengurangi risiko tersebut.

Sebagai Bukti untuk Laporan Pajak

Seluruh perusahaan di Indonesia akan terkena pajak dan harus dibayar sesuai dengan waktu yang ditentukan. Dengan demikian, invoice bisa dijadikan dokumen resmi dalam melaporkan pajak yang diwajibkan oleh lembaga terkait.

Baca Juga: Ide Bisnis Digital yang Kreatif

Sebuah perusahaan yang baik tentu akan mematuhi aturan yang berlaku. Dengan begitu, sama artinya melindungi diri dengan payung hukum yang jelas. Apalagi untuk perusahaan dengan skala besar wajib hukumnya.

Sebagai Dokumen Perusahaan

Dalam proses penjualan barang, maka perusahaan dan pengusaha tentu membuat invoice. Tujuannya untuk mempermudah pembukuan akutansi sebagai alat bukti. Di samping itu, diperlukan untuk menghitung akuntansi keuangan.

Sebuah perusahaan yang bagus dan professional tentu akan selalu memiliki simpanan bukti arsip keuangan secara detail. Karena jika suatu hari dibutuhkan maka dengan mudah akan menemukan apa yang dicari.

Sebagai Bukti Jika Terjadi Kesalahan

Tidak bisa dipungkiri bahwa kekeliruan dalam proses pengiriman barang atau produk terkadang menjadi hal yang bisa saja terjadi. Dengan memiliki invoice, maka untuk melakukan kegiatan crosschcek barang bisa dilakukan dengan mudah.

Misalnya konsumen memesan barang merk A, namun ketika sampai di rumahnya yang ada produk B. Dengan ini dapat dilakukan komplain dengan menyertakan invoice sebagai bukti jika terjadi kesalahan.

Bentuk Rinci Invoice

Ada beberapa komponen yang harus ada di dalam sebuah dokumen transaksi barang ataupun jasa yang dijual. Aspek- aspek di bawah ini tersedia sebagai penjelasan dari apa yang telah disepakati antara pihak penjual dan pembeli. Apa aja unsur-unsurnya? Inilah penjelasan secara detaul.

Nama dan Alamat Pihak Konsumen

Di dalam sebuah invoice tentu harus diuraikan pihak mana atau perusahaan siapa yang harus membayar tagihan. Dilengkapi pula alamat yang dituju. Dengan begitu, akan dapat menghindari kekeliruan penunjukan pembayar.

Ini termasuk salah satu hambatan atau kendala yang sering sekali terjadi sehingga peristiwa salah alamat atau salah orang bisa saja dilakukan. Karenanya, diperlukan ketelitian dalam pembuatannya.

Judul Invoice

Komponen penting lainnya adalah judul yang harus ditulis di bagian tengah dengan menggunakan huruf kapital. Misalnya saja seperti ini : INVOICE PEMBELIAN MOBIL. Hal ini akan membantu pembeli ketika disibukkan dengan banyak kegiatan serta dokumen.

Tulisan yang besar membantu juga dalam pendahuluan proses pembayaran yang harus dillakukan. Dengan begitu, jika terdapat banyak draft yang tertuju kepada pembeli, dia akan cepat sadar dan tidak mendahulukun yang lain.

Daftar Produk atau Layanan

List barang yang dibeli harus dicantumkan secara detail. Mulai dari jumlah barang yang dipesan, nama produk, harga yang harus dibayar dan lain sebagainya. Ada tips khusus yang bisa digunakan dalam penulisan bagian ini agar tidak membingungkan pembeli.

Yaitu dengan menggunakan kolom. Hal ini bisa dikatakan sangat bagus untuk menujang kebutuhan dokumentasi akutansi pihak-pihak yang membeli. Tambahan lainnya jika invoice ditujukan untuk keperluan proyek maka harus dijelaskan pula jenis pekerjaan, tarif yang dipasang serta nama proyek.

Nama dan Alamat Penerima Perusahaan

Sebagai pihak pengirim, maka kejelasan nama orang atau perusahaan juga harus dicantumkan. Informasi ini akan membantu pelanggan untuk mengirimkan cek ataupun uang dari tagihan yang telah ditulis.

Dengan keterangan ini pula, klien dapat mengerti apabila dia juga memiliki transaksi dengan pihak penjual. Apabila unsur tersebut tidak jelas, maka jangan heran apabila keterlambatan tagihan sering terjadi.

Nomor Invoice

Ada satu kesalahan dalam pembuatan sebuah tagihan, yaitu tidak adanya nomer di dalamnya. Sebenarnya boleh saja, namun alangkah baiknya jika disertai dengan unsur tersebut sehingga dalam pengarsipannya tidak menyulitkan.

Dan apabila menggunakan nomer dengan kode unik, maka yang perlu diperhatikan tentunya pemberitahuan terhadap pelanggan terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahpahaman. Sebenarnya ini hal sepele namun dalam kenyatannya sangat membantu.

Tanggal dalam Invoice

Ada beberapa jenis tanggal yang dimaksud, mulai dari tanggal pembelian barang, tanggal dikeluarkannya invoice serta tanggal batas maksimal pembayaran yang harus dilakukan pelanggan.

Untuk tenggang waktu pembayaran bisa saja dilakukan sesuai kesepakatan antara pihak pembeli dengan penjual. Tentu proses kesepakatan terjadi saat ada kata deal antara orang yang berkaitan.

Ketentuan Pembayaran

Unsur ini dibuat untuk ditaati konsumen. Misalnya saja terkait dengan pembayaran. Mayoritas sebuah invoice mempunyai jangka waktu 30 hari. Tentu pelanggan yang bijak akan menghindari keterlambatan agar tidak mendapatkan penalty.

Biasanya ada tulisan “Net 30” yang artinya invoice harus dibayar dalam jangka 30 hari setelah diterima. Ada kalanya perusahaan akan menentukan sendiri mengenai pembayaran yang bisa diterima, tergantung dengan jenis usaha yang dilakukan dan pihak yang diajak kerja sama.

Perbedaan Invoice dan Faktur Pajak

Perbedaan Invoice dan Faktur Pajak

Banyak orang yang masih belum mengerti perbedaan kedua konsep di atas. Keduanya memiliki arti serta fungsi yang jelas berbeda. Namun, ada saja yang menganggap keduanya sama. Oleh karena itu, di bawah ini akan dijelaskan mengenai hal – hal penting terkait konsep –konsep di atas.

Dari Segi Sifat

Invoice bersifat wajib, sedangkan faktur pajak hanya opsional. Apabila seseorang bukan termasuk Pengusaha Kena Pajak atau yang lebih dikenal PKP, maka Anda dilarang serta tidak bisa menerbitkannya

Dari Segi Ada Tidaknya Pungutan

Jika dilihat, di dalam invoice tidak ada pungutan pajak yang harus dibayar, begitu pula sebaliknya. Faktur pajak mewajibkan pungutan pajak yang tentunya dalam prosesnya harus ditaati semua pihak.

Dari Segi Penerbitan

Faktur pajak hanya bisa diterbitkan terbatas pada produk dan layanan yang ternyata kena pajak atau yang disebut JKP. Sedangkan invoice bisa diterbitkan untuk berbagai macam penjualan barang atau jasa.

Cara Ampuh Mendapatkan Invoice Pembayaran dengan Cepat

Menjalankan sebuah usaha, baik dalam skala kecil maupun besar mewajibkan untuk mengirim invoice dari setiap transaksi yang dilakukan. Ada beberapa penyebab mengapa pembayaran tagihan bisa terlambat.

Di bawah ini akan diulas mengenai strategi yang bisa digunakan agar mendapatkan pembayaran dengan cepat.

Kirim ke Orang yang Tepat

Tentu pengusaha atau pihak perusahaan manapun menginginkan pelanggan segera memproses invoice yang telah diterima. Namun, ada kesalahan yang masih sering terjadi yaitu mengirim ke pihak yang tidak sesuai dengan pesanan.

Tentu hal ini akan membuat kemungkinan tagihan tidak akan terbayar. Oleh karena itu, sebelum mengirim pastikan terlebih dahulu untuk meneliti dengan benar alamat serta nama agar mengurangi resiko yang akan terjadi.

Dan jangan pernah mencoba untuk mengirim ke jumlah orang yang terlalu banyak. Tujuannya agar tidak membuat pembeli mengganggap bahwa orang lain akan mengurus hal yang sama karena kemungkinan itu akan terabaikan.

Beri Penjelasan yang Mudah Dipahami Konsumen

Membuat invoice yang sederhana bisa membantu pelanggan mengerti keseluruhan transaksi. Sebagian besar pembeli bukanlah orang yang mengetahui ilmu ekonomi atau istilah – istilah asing. Karena itu, penting sekali bisa mendeskripsikan dengan bahasa mudah dimengerti.

Hanya dengan menuliskan nama produk dengan lengkap dan biaya yang harus dibayar tanpa ada penjelasan yang rumit. Jangan lupa mencantumkan logo perusahaan agar pembeli mampu mengindentifikasi serta menampilkan kesan professional.

Kirim Invoice Secepatnya

Setelah proses pengiriman produk atau layanan, maka sesegera mungkin usahakan untuk mengirimkan invoice pada konsumen. Hal ini akan membantu membuat mereka membayar lebih cepat sebelum sibuk dengan kegiatannya masing – masing.

Dengan aplikasi jurnal, maka perusahaan bisa mengirimkan invoice secara langsung dan cepat tanpa harus mendownloadnya terlebih dahulu. Karena itu, buat Anda yang ingin agar segera ditransfer jangan lambat dalam mengirim.

Pengiriman ini bisa memanfaatkan aplikasi yang kini telah tersedia dan mudah dalam penggunaannya. Bukankah ada sebuah prinsip lebih cepat maka lebih baik. Hal ini juga berlaku dalam dunia bisnis. Jadi, silahkan dicoba.

Beri Batas Pembayaran Lebih Awal

Mayoritas tenggang waktu yang diberikan perusahaan atau penjual terkait pembayar invoice adalah 30 hari. Namun, tidak ada salahnya jika Anda melakukan perbedaan dengan cara mempercepat batasnya karena hal ini sah – sah saja.

Ada dua pertimbangan jika penjual melakukan strategi ini. Pertama yaitu perusahaan dalam keadaan darurat, misalkan uang kas menipis. Dan yang kedua adalah pihak perusahaan sudah memberikan layanan terbaik kepada konsumen.

Jika menerapkan prinsip “Net 30” maka setidaknya pelanggan akan mebayar dalam jangka waktu lebih dari 2 minggu dari batas yang telah ditentukan. Tentu hal ini dapat mengganggu sirkulasi keuangan sebuah perusahaan.

Tawarkan Metode Pembayaran yang Mudah

Dengan sistem yang simple, sebenarnya itu akan membuat pelanggan puas. Salah satunya jika dilihat dari metode pembayaran yang harus dilakukan konsumen. Biasanya hal yang terjadi dan sangat umum ada adalah jika jumlah yang harus dibayarkan besar maka pembeli harus membayar ke bank.

Tentu hal ini tidak efisien dan membuang waktu. Padahal setiap orang juga memiliki kesibukan yang berbeda satu sama lain. Mayoritas orang saat ini tidak ingin melakukan sesuatu yang merepotkan karena sudah banyak kemudahan tersedia.

Strategi ini tentunya memberikan metode yang simple. Perusahaan juga akan terbantu dalam mempercepat pembayaran atas tagihannya. Kemudahan dalam pelayanan adalah hal utama yang harus diperhatikan dalam menjalankan sebuah bisnis.

Terapkan Denda untuk Keterlambatan

Penjual khususnya perusahaan atau produsen dapat menerapkan pemberian denda apabila konsumen yang terlibat itu nakal. Dalam artian mereka terlambat membayar tagihan. Dengan cara ini sebenarnya bisa membuat pembeli lebih sigap karena tidak mau mendapatkan hukuman.

Denda yang diterapkan bisa berbagai jenis, namun salah satu yang paling bisa dan dihindari pelanggan adalah denda uang. Semua orang cenderung akan menghindari ini dan lebih memilih untuk membayar tepat waktu.

Atau bisa juga dilakukan sistem peringatan, yaitu peringatan kesatu dan kedua hanya berupa informasi. Namun apabila mendekati tennggang waktu, maka dikirimkan peringatan mengenai keterlambatan.

Menggunakan Sistem Cloud

Pelaku bisnis menghabiskan beberapa persen waktunya untuk membuat invoice yang akan dikirimkan ke pelanggan. Tentu pekerjaan tersebut bisa dikatakan tidak efisien. Penjual harus melakukan penagihan kemudian mengejar konsumen.

Dengan modernnya sistem teknologi saat ini, maka Anda sangat direkomendasikan untuk mulai menggunakan software yang bisa membantu proses tersebut, yaitu sistem cloud. Banyak kemudahan yang didapatkan apabila penjual mampu menerapkannya.

Beberapa kelebihan yang bisa dirasakan adalah mampu mengirim invoice dengan cepat, aman dan mudah. Selain itu, sistem ini juga bisa membantu dalam pengaturan laporan keuangan sebuah perusahaan, terutama dalam bisnis skala besar.

Penerapan Insentif

Ada kalanya pengusaha harus memiliki pemikiran kreatif guna menarik konsumen. Banyaknya konsumen yang terkadang melakukan pembayaran di detik – detik akhir batas waktu juga bisa berdampak bagi keuangan sebuah instansi.

Anda dapat menerapkan diskon atau bonus jika pembeli mampu membayar di waktu awal setelah invoice diterima. Strategi ini tentu bisa menarik perhatian para pelanggan. Mayoritas akan setuju jika mendapatkan potongan harga, khususnya bagi ibu – ibu rumah tangga.

Dengan memberikan reward kepada pembeli, tentu membuat mereka terapresiasi. Hal ini akan mendorong dan menciptakan kesetiaan serta memotivasi agar selalu membayar di awal waktu. Cobalah, siapa tahu berhasil.

Ciri – Ciri Invoice yang Baik

Ciri – Ciri Invoice yang Baik

Membuat sebuah tagihan meskipun dibilang mudah, namun ada hal – hal yang mungkin tetap terabaikan. Akhirnya, yang terjadi adalah hasil terkesan asal – asalan. Oleh karena itu, di sub bab ini akan dijelaskan bagaimana ciri –ciri invoice yang baik untuk bisa dijadikan rujukan.

Menampilkan Informasi secara Professional

Ada beberapa kesalahan dalam pembuatan invoice mulai dari salah ketik, jarak spasi yang tidak beraturan, kurang fokus serta banyaknya jenis warna yang digunakan. Tentu hal – hal sederhana ini seharusnya mampu dihindari oleh penjual.

Baca Juga: Pengertian Investasi Menurut Para Ahli

Tujuannya agar kredibilitas dari bisnis yang dijalankan semakin meningkat. Sebisa mungkin memang harus bisa menyajikan tagihan yang informatif serta baik sehingga di mata klien penjual dianggap serius dalam menjalankan usahanya.

Tampilan harus dibuat dengan pertimbangan dari berbagai sisi. Dengan demikian, setiap pembuatannya mampu memberikan ciri khas tersendiri dan sesuai dengan brand yang dijual. Mempresentasikan sebuah bisnis jangan sembarangan.

Bersifat Informative

Pastikan invoice yang ditulis mencakup informasi yang akurat, mulai dari nama dan informasi kontak, logo usaha, nama dan alamat klien, nomor dan tanggal invoice, tanggal jatuh tempo, jumlah tagihan, keterangan pekerjaan atau barang, pilihan pembayaran serta ketentuannya.

Jika semua hal di atas ditulis lengkap, maka bisa dipastikan klien akan puas dan jelas. Tanpa informasi yang lengkap mungkin konsumen akan bingung apa sebenarnya yang harus dilakukan setelah menerima tagihan tersebut.

Oleh karena itu, sebagai pelaku bisnis yang memang selalu berhadapan dengan klien, alangkah baiknya invoice disusun sedemikian rupa sehingga meminimalisir kesalahan dan meningkatkan pemasukan.

Invoice yang Tepat Waktu

Ada pertanyaan yang bisa jadi mewakili beberapa penjual, kapan sebaiknya melakukan penagihan kepada konsumen? Maka jawabannya cukup singkat, yaitu setelah pekerjaan selesai dilakukan.

Namun ada juga yang bimbang dalam memberikan penagihan kepada pembeli sehingga mengakibatkan hanya mengirim faktur. Padahal sudah dijelaskan di atas bawa antara invoice dengan faktur adalah dua hal berbeda.

Jika pengiriman invoice saja telat, jangan heran jika berdampak pada keterlambatan pembayaran. Oleh karena itu, penting sekali untuk mengirim tepat waktu apabila barang sudah berhasil diterima konsumen.

Penggunaan Invoice Debit dan Invoice Kredit

Di dalam transaksi penjualan, ada tagihan tambahan yang saat ini bisa dikeluarkan oleh perusahaan, yaitu invoice debit dan juga kredit. Meskipun bagi beberapa orang istilah ini masih asing, namun lebih baik konsumen maupun penjual mengerti mengenai makna dan bagaimana penggunannya.

Invoice Kredit

Saat melakukan proses penjualan, maka perusahaan bisa mengeluarkan invoice tipe ini. Hal yang perlu dipahami tentunya adalah konsumen wajib mengeluarkan biaya tambahan kepada penjual. Penyebabnya yaitu adanya kekurangan biaya pada tagihan sebelumnya. Ada beberapa alasan di antaranya :

  • Apabila pelanggan menginformasikan masalah dengan produk atau jasa yang dibeli
  • Jika klien mengembalikan barang yang tidak digunakan
  • Apabila konsumen kurang puas dengan layanan yang telah disediakan

Keuntungan yang didapatkan jika mengeluarkan invoice jenis ini adalah bisa menyediakan arsip untuk transaksi. Hal itu memungkinkan karyawan sebuah perusahaan dan juga auditor bisa memelihara catatan serta meneliti transaksi sebelumnya.

Begitu pula sebaliknya, setiap invoice yang dikirim membuat klien harus mengeluarkan biaya tambahan sebagai ganti dari biaya pengiriman, biaya kertas, biaya kerja dan juga biaya tinta sehingga beban harus ditanggung oleh konsumen.

Invoice Debit

Hampir sama dengan dikeluarkannya invoice kredit, maka penjual mengeluarkan jenis ini dengan beberapa alasan tertentu. Mekanisme dalam transaksi tersebut membuat klien justru mendapatkan biaya tertentu. Hal yang harus diperhatikan adalah :

  • Jika pelanggan melewatkan batas waktu, maka penjual bisa memberikan pemotongan harga pembayaran awal.
  • Apabila perusahaan sendiri yang membayar ongkos untuk keperluan pengiriman kepada pelanggan.
  • Jika pihak penjual tidak mewajibkan untuk membebankan pajak pertambahan nilai (PPN) serta pajak barang dan jasa (GST).

Ketentuan ini membuat jumlah uang yang diterima oleh klien berkurang. Di sisi lain, penjual bisa meningkatkan pemasukan. Mekanismenya tagihan ini dilakukan oleh pembeli kepada vendor sehingga dari hasil itulah pelanggan mendapatkan biaya tambahan.

Cara Membuat Invoice

Setelah mengetahui berbagai manfaat, jenis, fungsi ataupun ciri-ciri invoice, alangkah baiknya untuk mencoba. Ada beberapa aspek yang harus diperhatikan ketika akan membuat dokumen tagihan yang benar dan mudah. So, penjelasan lengkapnya ada di bawah ini.

Tahapan Pertama

Cara ini mengharuskan perusahaan atau penjual untuk memberikan kepala surat atau bisa juga dikenal kop surat serta keterangan penjual. Peletakan kop ini adalah di bagian paling atas dari dokumen yang dibuat.

Kop surat biasanya tulisan mengenai nama perusahaan dan juga logonya. Oleh karena itu, pastikan perusahaan yang Anda miliki memiliki identitas resmi yang menjadi karakteristik pembeda dengan perusahaan lain.

Tahapan Kedua

Pada langkah ini, Penagih dapat juga mencantumkan judul surat invoice disertai dengan kapan barang dipesan oleh klien dan juga waktu tagihan itu ditulis. Selain itu, jangan lupa untuk menulis nomor invoice juga.

Informasi yang ditulis jangan bertele-tele, jelas tapi mudah untuk dimengerti. Tidak semua klien adalah orang yang mudah memahami maksud apalagi jika ada istilah asing. Oleh karena itu, pemilihan kata atau diksi juga menjadi bagian penting

Tahapan Ketiga

Nah sampai sini penjual diwajibkan untuk memberikan penjelasan apa tujuan penagihan sebenarnya, baik kepada individu ataupun sesama perusahaan juga. Apabila kliennya perorangan, keterangannya biasanya singkat.

Namun perusahaan terkadang barang yang dibeli banyak sehingga membutuhkan deskripsi cukup panjang. Semuanya tergantung dengan jumlah dan juga jenis produk yang dipesan.

Tahapan Keempat

Selain itu, penagih juga perlu menguraikan secara lengkap daftar produk atau layanan apa saja yang telah dipesan oleh konsumen. Surat tagihan ini dibuat sesuai dengan apa yang telah diterima konsumen.

Hal ini bertujuan untuk meminimalisir penolakan yang bisa saja terjadi dan dilakukan oleh pihak klien. Oleh sebab itu, pastikan dokumen penagihan dibuat setelah pembeli menandatangani proses pengiriman.

Tahapan Kelima

Langkah berikutnya adalah memberikan nilai atau biaya dari harga satuan sampai dengan total semua yang harus ditagih kepada pembeli. Perusahaan juga dipersilahkan menambahkan pajak pertambahan nilai jika memang ada.

Saat proses kesepakatan atau sebelum mengirim invoice, bisa dijelaskan kepada konsumen apakah harga satuan berbeda dengan harga grosir. Hal ini menghindari kesalahpahaman yang terjadi antar kedua pihak.

Tahapan Keenam

Selanjutnya, penjual menentukan sistem pembayaran apa yang digunakan. Hal ini bisa dilakukan sesuai kesepakatan sebelumnya. Misalnya saja ditawarkan menggunakan Letter of Credit, SKBDN, transfer bank atau telegraphic transfere yang bisa disingkat TT dan lain sebagainya.

Transaksi bisa dilakukan sekali langsung selesai atau ada pilihan lain, yaitu menuliskan transaksi secara bertahap. Banyak penagih yang menerapkan cara ini yaitu sekali transaksi sehingga tinggal ditimbang apa kekurangan dan kelebihannya.

Tahapan Terakhir

Jangan lupa juga untuk selalu memberikan space untuk kolom tanda tangan perusahaan sebagai pihak penagih. Hal ini menunjukkan bahwa invoice yang dibuat memang resmi bukan penipuan. Sebab dengan zaman yang serba modern ini, penipuan dalam jual beli sudah marak terjadi

Biasanya ada stempel juga yang disisipkan di atas tanda tangan pihak penjual. Setelah semua tahapan dilalui, itu akan efektif sebagai cara untuk menghindari resiko. Karenanya, lakukan pengecekan dari awal sampai akhir.

Manfaat Membuat dan Mengirim Invoice Menggunakan Jurnal

Ada beberapa jenis aplikasi yang dapat membantu dalam proses pembuatan ataupun pengiriman sebuah tagihan. Salah satunya adalah perangkat lunak akuntansi online yaitu jurnal. Dalam menggunakannya, ada baiknya untuk membaca manfaat tersebut.

Mencatat Transaksi Otomatis

Manfaat yang pertama ini dirasakan ketika invoice selesai dibuat. Pada saat itu, seorang penagih tentu akan melakukan pencatatan atas setiap transaksi, baik penjualan maupun pembelian untuk dijadikan laporan keuangan.

Maka dengan jurnal, perusahaan tidak perlu lagi kebingungan untuk menulis pencatatan tersebut. Secara otomatis, transaksi telah tercatat ke dalam sistem sehingga cara ini dapat menghemat waktu untuk melakukan kegiatan lain.

Mengirim Invoice secara Otomatis

Selanjutnya, penagih dapat mengirimkan tagihan secara otomatis melalui surat elektronik sesuai dengan jadwal yang telah dibuat. Apabila mengirim manual akan terasa memberatkan penjual karena banyaknya yang harus dikirim.

Tujuannya tentu untuk mengurangi kesalahan khususnya lupa dalam mengirimkan tagihan sehingga berakibat pada terlambatnya pembayaran yang dilakukan oleh konsumen. Hal ini pun bisa membuat perputaran uang di perusahaan terganggu.

Membuat Transaksi Berulang

Dalam sistem penjualan, khususnya kegiatan menulis invoice adalah hal yang umum dilakukan. Ada beberapa jenis produk yang bisa dijual, yaitu sekali dibeli atau pembelian bulanan. Nah untuk barang yang berlangganan ini membuat biaya transaksi itu sistemnya berulang.

Dengan memanfaatkan jurnal, maka secara otomatis dapat membantu transaksi tipe ini terjadwal dengan baik. Apabila sebuah perusahaan memiliki pelanggan yang banyak, jika tidak ada system yang canggih tentu akan mengalami kerepotan.

Melampirkan Dokumen Pendukung

Di dalam software ini terdapat menu yang bagus, yaitu bisa digunakan untuk melampirkan dokumen pendukung. Seperti catatan, surat jalan, purchase order dan lain sebagainya. Manfaat ketika menggunakan jurnal akan sangat terasa ketika perusahaan ingin menambahi hal penting lain.

Jurnal akan secara otomatis bisa untuk menyimpan apa yang telah ditambahkan perusahaan ketika membuat invoice ke klien. Tujuannya yaitu mengurangi resiko kehilangan bukti transaksi yang dibutuhkan.

Dilengkapi dengan Design Professional

Setidaknya ada 11 tampilan menarik dan professional yang tersedia di dalam software ini. Bahkan, telah disiapkan fitur untuk upload logo perusahaan yang membuat invoice. Hal ini akan memberikan dan meningkatkan kredibilitas penjual di mata klien.

Proses dalam penggunaan design pun mudah. Semua macamnya memiliki keunggulan yang berbeda, tinggal menyesuaikan saja apa yang diinginkan oleh penjual. Proses unggah logo juga tidaklah rumit sehingga dapat membantu tugas perusahaan yang berkaitan.

Dengan meggunakan jurnal, sebenarnya proses yang dijalankan penagih bisa terasa nyaman, aman, mudah serta cepat. Sangat berbeda jika dilakukan secara manual. Perusahaan hanya memerlukan koneksi internet sehingga pengaksesannya dapat dilakukan dimanapun penagih berada. So, setelah mengetahui manfaatnya Anda tertarik untuk mencoba?

Aplikasi Gratis Membuat Invoice

Berkembangnya zaman memang memberikan banyak kemudahan. Dalam dunia bisnis, tentunya kegiatannya memerlukan usaha yang bisa dibilang rumit sehingga ada kalanya pengusaha membutuhkan aplikasi, khususnya dalam membuat invoice.

Ada beberapa rekomendasi dalam pemilihan aplikasi tersebut. Inilah beberapa di antaranya:

Invoicera

Aplikasi ini sangat direkomendasian bagi kalangan freelancer, mulai dari pengacara, web developer, konsultan bahkan untuk bisnis dalam skala enterprise, layanan IT dan computer, web hosting dan lain sebagainya.

Invoicera dapat membantu dalam billing secara online yang saat ini banyak digunakan oleh para pelaku usaha professional. Cara menggunakannya juga cukup mudah, banyak sekali fitur yang memang didesain secara simple sehingga penagih bisa mencobanya.

Xero

Jika penagih memiliki smartphone iPhone ataupun iPad, maka aplikasi ini cocok. Mengelola bisnis sambil jalan-jalan pun bisa dilakukan dengan menggunakan Xero. Pengguna cukup satu kali tap untuk menyinkronasi penyesuaian sehingga dengan begitu langsung terkirim invoice yang dibuat.

Jangan lupa untuk menulis transaksi apa saja yang dilakukan, khususnya yang berhubungan dengan pengeluaran mulai dari tanda terima atau kwitansi. Maka dengan cara ini bisnis Anda tetap berjalan sesuai dengan keinginan.

Ruby Invoice

Aplikasi ini membantu dalam layanan billing yang sangat ramah di dalam handphone. Selain itu, dalam membuat invoice serta estimasi jasa pun terasa sangat mudah. Di dalamnya juga dilengkapi dengan menu rekaman serta pengumpulan semua transaksi secara lengkap.

Pengelolaan manajemen waktu juga ada sehingga dengan ini segala aktivitas membuat invoice terasa cepat dan penagih bisa menggunakan waktu luangnya untuk kegiatan lain.

Zoho invoice

Aplikasi ini didesign untuk usaha bisnis yang berskala kecil dan menengah. Terdapat menu Zoho Analytic yang bisa membantu penagih dalam menggabungkan data dari berbagai sumber untuk membuat laporan menjadi lebih baik.

Selain itu, ada banyak bagan, table pivot, widget dan komponen lain yang bisa digunakan untuk membuat dasbor kaya akan informasi. Aplikasi ini membuat penagih terhubung dengan aplikasi bisnis popular lainnya sehingga sangat cocok untuk dicoba.

Invoiceberry

Adalah sebuah aplikasi yang dikhususkan untuk freelancer. Beberapa orang memiliki pekerjaan lebih dari satu jenis sehingga dengan menggunakan ini kegiatan dalam pembuatan invoice bisa terbantu.

Tidak kalah dengan aplikasi lain yang menawarkan berbagai kemudahan dan keunggulan, maka Invoiceberry juga mampu meningkatkan perputaran uang dalam usaha penagih. Oleh karena itu, sangat direkomendasikan.

Berbagai aplikasi yang telah diciptakan tentu memiliki kelemahan dan kelebihan. Ada juga spesifikasi khusus entah itu dibuat untuk kalangan freelancer, perusahaan besar, usaha kecil dan menengah. Dalam pemilihannya, sebaiknya Anda menyesuaikan mana yang sesuai dengan kebutuhan pengusaha.

Kesalahan dalam Pembuatan Invoice

Banyak perusahaan yang terlalu menomorsatukan penjualan, padahal di sisi lain penagihan juga tak kalah pentingnya. Antara keperluan pengeluaran maupun pemasukan harus diatur dengan baik melalui invoice agar analisis bisnisnya berjalan dengan lancar. Inilah kesalahan yang masih sering dilakukan dalam membuat invoice.

Format Invoice Sulit Dipahami

Tampilan adalah hal yang biasanya menjadi fokus utama. Coba teliti kembali apakah aspek estetika ada di dalamnya. Jika tidak, maka sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk merevisi invoice yang telah dibuat.

Diperlukan kerapihan agar klien senantiasa senang jika menerima tagihan yang telah tersusun dengan bagus. Maksudnya melalui hal itu maka informasi yang akan disampaikan dapat diterima dengan jelas.

Menomorduakan Tagihan

Saat ini, masih banyak penjual yang terus memproduksi barang sebanyak –banyaknya. Sebenarnya tidak juga salah, tetapi alangkah baiknya jika antara produksi dengan tagihan dilakukan dengan seimbang.

Alasannya, jika produksi saja yang diperhatikan tentu pemasukan dari tagihan bisa menjadi penghambat bagi pemasukan uang perusahaan. Ditakutkan hal ini akan berdampak pada kebangkrutan. Belajar berbisnis tentu membutuhkan kejelian.

Terlalu Percaya pada Klien

Terkadang, ada rasa canggung apabila menagih pada konsumen yang telah menjadi pelanggan setia dari sebuah perusahaan. Namun, perasaan seperti itu baiknya dikurangi. Apabila terlalu sungkan dalam menagih lalu bagaimana bertahan dengan pemasukan yang tidak berkesinambungan.

Sekali lagi, perusahaan adalah produsen barang atau jasa yang dibutuhkan klien. Karenanya, prinsip ada uang ada barang harus senantiasa melekat dan diimplementasikan dalam usaha yang didirikan. Pembeli yang baik tentu akan membayar tagihannya sesuai dengan batas.

Dokumen Tambahan yang Berantakan

Makna berantakan di atas adalah ketidaklengkapan catatan yang harus disisipkan saat mengirim invoice. Padahal kegunaannya sangat dibutuhkan guna melengkapi laporan keuangan. Nah, hal inilah yang bisa menimbulkan kecurangan oleh pihak klien.

Invoice adalah dokumen utama dalam menulis laporan yang transparan dan akurat bagi sebuah penjual. Namun, sayangnya kesalahan ini masih sering terjadi. Oleh karena itu, sebelum mengirim lakukan double check.

Tidak Memiliki Payment Reminder

Jika semua komponen dimasukkan dalam invoice tetapi masih ada pelanggan yang terlambat dalam membayar tagihan, tentu harus ada yang diperbaiki dan ditambahkan. Aspek itu adalah pengingat pembayaran.

Baca Juga: Pengertian UMKM

Hal ini bisa dilakukan dengan cara manual maupun online. Dikirimkan secara berkala adalah langkah yang tepat. Biasanya klien akan merasa terganggu dengan pemberitahuan terus menerus sehingga untuk memberhentikan notif tersebut mereka akan memilih membayar tagihan.

Syarat dan Ketentuan Tidak Jelas

Setiap tagihan yang dibuat harus memiliki persyaratan yang telah dibicarakan antara pihak penjual dan pembeli sebelum melakukan pembayaran. Sebab miss komunikasi bisa saja terjadi jika keterangan yang diberikan tidak disampaikan di awal.

Agar kendala seperti itu bisa dikurangi, maka sampaikanlah perjanjian sejelas-jelasnya dari awal sampai proses bisnis itu berjalan dengan baik. Jangan sampai aspek penting bisa merusak apa yang telah direncanakan.

Contoh Invoice Penagihan

Blitar, 10 Januari 2021

 

Nomor: …..

Perihal: Pemberitahuan Tunggakan

Lampiran: 3 lembar

 

Kepada

Yth Pimpinan PT. Amanah Sejahtera

Jln Manukwari 23

Blitar

Dengan hormat,

Dengan datangnya surat ini, Kami memberiyahukan kepada Anda. Di dalam pembukan Kami, Anda masih memiliki tanggungan hutang pembayaran sebesar Rp. 30.000.000,- (Tiga Puluh Juta Rupiah).

Berikut perinciannya:

·         Faktur nomor 111/Rek/XII/2020 tanggal 1 Desember 2021 Rp 5.000.000,-

·         Faktur nomor 222/Rek/ XII /2020 tanggal 10 Desember 2021 Rp 15.000.000,-

·         Faktur nomor 333/Rek/XII /2020 tanggal 15 Desember 2021 Rp 5.000.000,-

(Faktur terlampir)

Kami harapkan, Anda segera melunasi semua tanggungan di atas, baik dengan cara transfer ataupun pembayaran cash atas nama PT. Amanah Sejahtera.

Demikian pemberitahuan dari Kami, atas kerjasama dan perhatiannya diucapkan terimakasih.

Hormat Kami,

Menejer PT. Amanah Sejahtera

 

Setia Aminah

Pada dasarnya setiap kegiatan penjualan, pembelian sampai penagihan adalah sebuah proses yang berkelanjutan. Penjual dan pembeli terkadang juga melakukan kesalahan teknik, mulai dari skala kecil sampai besar. Pengertian Invoice merupakan sebagai bagian dari bisnis tentu menjadi komponen penting dalam mendatangkan profit sehingga penting bagi perusahaan untuk mengerti konsep di dalamnya.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *